Il tuo team è competente nel lavoro che fa. Il problema è quante ore passa su lavoro che non richiederebbe un essere umano: copiare un dato da un'email nel gestionale, stampare un documento per poi scannerizzarlo e mandarlo via email, compilare ogni venerdì lo stesso report con gli stessi dati che esistono già da qualche parte.
Questo non è un problema di persone. È un problema di processi.
Cosa automatizziamo
Ciclo ordine-fattura L'ordine arriva (da WhatsApp, email, portale, EDI), viene registrato automaticamente, genera il picking list, aggiorna il magazzino, produce DDT e fattura. Zero reinserimento manuale.
Onboarding clienti e fornitori Il nuovo cliente compila un form. Il sistema crea l'anagrafica nel CRM, invia il contratto per firma digitale, apre il ticket di benvenuto, avvia la sequenza email di accompagnamento. Tutto senza intervento manuale.
Customer service di primo livello Le richieste standard dei clienti — stato ordine, disponibilità prodotto, informazioni su fatture, orari di consegna — vengono gestite automaticamente. Le richieste complesse vengono inoltrate alla persona giusta con il contesto già preparato.
Reportistica periodica Report settimanale sulle vendite, resoconto mensile, dashboard per la direzione: si generano da soli, con i dati aggiornati, e arrivano via email ai destinatari il giorno e l'ora che decidi tu.
Gestione documentale Fatture passive, DDT in entrata, contratti: arrivano via email, vengono classificati automaticamente, estratti i dati chiave, archiviati nella cartella giusta e collegati all'anagrafica del fornitore o del cliente.
Notifiche e alert operativi Quando un ordine supera una certa soglia, quando il magazzino scende sotto il livello minimo, quando una fattura non viene pagata nei termini: il sistema manda la notifica alla persona giusta nel modo giusto — email, WhatsApp, Slack — senza che nessuno controlli manualmente.
Come si implementa: il nostro processo
Settimane 1-2 — Mappatura Analizziamo i tuoi flussi operativi. Identifichiamo quali processi consumano più tempo, quali hanno il tasso di errore più alto, quali sono più standardizzabili. Usciamo con una mappa prioritizzata per ROI.
Settimane 3-4 — Progettazione Progettiamo i workflow automatizzati. Definiamo le eccezioni — i casi limite che richiedono intervento umano — e come il sistema le gestisce. Il design è fatto sul tuo processo specifico, non su un template generico.
Settimane 5-10 — Implementazione Sviluppiamo e testiamo i workflow. Integriamo con i sistemi esistenti. Formiamo il team sull'uso quotidiano.
Dal mese 3 — Ottimizzazione Monitoriamo le performance. Ottimizziamo in base ai dati reali. Ogni 30 giorni condividiamo un report con i KPI concordati. Vedi il Metodo TENDEO™ in dettaglio.
Prima e dopo: esempi concreti
| Processo | Prima | Dopo | Risparmio |
|---|---|---|---|
| Ricezione e trascrizione ordini WhatsApp | 60 min/giorno | 5 min (sole eccezioni) | 55 min/giorno |
| Emissione DDT con pesi variabili | 45 min/giorno | 0 min | 45 min/giorno |
| Reportistica vendite settimanale | 90 min/settimana | 0 min | 90 min/settimana |
| Risposta email FAQ clienti | 30 min/giorno | 5 min | 25 min/giorno |
| Archiviazione fatture passive | 20 min/giorno | 0 min | 20 min/giorno |
Con 5 processi automatizzati, una PMI con 3 persone che toccano questi flussi recupera 3-4 ore al giorno. A €15/ora: €1.500-€2.000 al mese di costo del lavoro su attività che non richiedono più intervento umano. Per scenari concreti vedi i casi studio.
Principi di architettura
Orchestrazione affidabile e auditabile dei flussi di lavoro, con tracciamento puntuale di ogni passaggio e gestione esplicita delle eccezioni.
Integrazione con i sistemi che già usate — gestionali, ERP, CRM e fatturazione elettronica — tramite interfacce standard, senza obbligare a cambiare ciò che funziona.
Componenti AI selezionati per le sole fasi che richiedono comprensione del linguaggio naturale o analisi documentale: l'AI viene usata dove produce valore, non come bandiera.
Soluzioni interoperabili e prive di lock-in, con costi di esercizio prevedibili e proporzionati al beneficio operativo generato.
Incentivi applicabili
Voucher Cloud e Cybersecurity MIMIT: fino al 50% delle spese, massimo €10.000 recuperabili.
Transizione 4.0: credito d'imposta sui beni immateriali (software) interconnessi con i sistemi aziendali.
Fondimpresa: per la parte formativa del progetto, copertura 50-70%.
Un progetto da €12.000 può arrivare a un costo netto di €5.000-€7.000 dopo incentivi. Approfondisci nella guida agli incentivi 2026.