Ogni azienda italiana ha due problemi documentali: troppi documenti e troppo poco ordine. Il risultato è che trovare una fattura di sei mesi fa richiede dieci minuti, il contratto firmato con il fornitore è "da qualche parte nel drive", e quando arriva un controllo fiscale si passano giorni a raccogliere quello che avrebbe dovuto essere ordinato dall'inizio.
La digitalizzazione documentale risolve questo — ma non è uno scanner migliore. È un sistema che capisce cosa c'è in ogni documento, lo mette al posto giusto da solo, e ti permette di trovarlo cercando quello che cerchi, non il nome file che qualcuno aveva in mente quando lo ha salvato.
Cosa facciamo concretamente
OCR e conversione I documenti cartacei vengono convertiti in PDF con testo ricercabile tramite OCR ad alta accuratezza. I PDF già esistenti ma non strutturati vengono processati allo stesso modo.
Classificazione automatica Ogni documento viene classificato: fattura attiva, fattura passiva, DDT, contratto, preventivo, documento tecnico, corrispondenza. La classificazione usa AI e può essere addestrata sulle categorie specifiche della tua azienda.
Estrazione dati strutturati Da ogni documento vengono estratti i dati chiave: per una fattura, numero, data, fornitore, importo, scadenza; per un contratto, parti, data, valore, scadenza, clausole principali.
Ricerca semantica La ricerca non funziona solo per parole esatte. "Trova tutti i contratti con il fornitore Rossi che riguardano refrigerazione" funziona anche se nei documenti non compare la parola "refrigerazione" ma "sistemi frigoriferi". La ricerca semantica capisce il concetto.
Archiviazione conforme L'archivio è strutturato secondo i criteri di conservazione sostitutiva previsti dalla normativa fiscale italiana (DM 17/06/2014). Le fatture elettroniche vengono gestite con firma digitale e marca temporale.
Per quali tipi di documenti
Il sistema gestisce: fatture attive e passive (anche XML dal Sistema di Interscambio), DDT e documenti di trasporto, contratti e accordi commerciali, preventivi, schede tecniche, documentazione di cantiere, atti e documentazione di studio, corrispondenza commerciale.
L'integrazione con i sistemi esistenti
Il gestionale: le fatture nell'archivio sono collegate alle anagrafiche di clienti e fornitori nel gestionale.
Il CRM: i contratti e le comunicazioni commerciali sono collegati ai contatti e alle opportunità nel CRM.
Il sistema di approvazione: le fatture passive possono avere un workflow di approvazione integrato — arriva la fattura, va in approvazione al responsabile, che approva o rigetta con un click. Per i workflow vedi anche Automazione processi.
Conservazione sostitutiva: gli obblighi fiscali italiani
La normativa italiana prevede obblighi specifici sulla conservazione digitale dei documenti fiscali. Le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni in formato inalterabile, con firma digitale e marca temporale (DM 17/06/2014 e AgID).
Il nostro sistema supporta la conservazione sostitutiva secondo le normative vigenti ed è compatibile con i principali conservatori accreditati.
Per il quadro dei costi e degli incentivi disponibili vedi la guida incentivi 2026.